¿Qué es una factura electrónica?:

Es un documento digital que sustituye a la factura tradicional.

Una factura electrónica no es más que la representación informática de dicho documento, generado y mantenido electrónicamente, que reemplaza al documento físico pero con idéntico valor legal a éste.

El primer nombre utilizado con validez legal fue "Factura Telemática", a partir de ahí y con la aparición de la nueva normativa han aparecido diferentes nombre como e-factura, Factura Digital, Factura Desmaterializada, etc.

Ahorro de costes.

El uso de la Factura Electrónica comporta beneficios económicos derivados de la reducción de costes y de la optimización de procesos, beneficios medioambientales, ayuda a mejorar la imagen de su empresa, así como a generar futuras oportunidades. Algunos de estos ahorros son:

- Ahorro de Costes en la gestión de envíos de facturas.
- Acorta los tiempos de cobro y mejora el cash-flow.
- Ahorro de coste en el almacenamiento físico de las facturas (RRHH, espacio físico…).
- Posibilidad de obtener subvenciones y ayudas económicas (Administración -Plan Avanza, asociaciones, etc.).
- Descuento inmediato del IVA soportado.
- Mejor planificación financiera.
- Cierres contables mensuales.
- Reducción en tareas reiterativas
- Reducción del error humano.
- Mejor comunicación con los clientes (nuevo canal).
- Aumento de la coordinación interna.
- Eliminación de duplicidad de tareas.
- Ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.
- Acceso a servicios avanzados de financiación y pago (e-factoring, e-confirming, etc.).
- Aumenta los elementos para localizar posibles casos de morosidad.
- Facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la agencia tributaria.
- Disminución de la impresión de papel.
- Disminución en el uso de tintas, toner, etc.
- Etc.

Algunos factores importantes en la puesta en marcha de la facturación electrónica.

Por un lado, nos encontramos con la entidad que regula y establece cuales son las reglas, obligaciones y deberes de las empresas respecto a la factura electrónica. En el caso de España, es la Agencia Tributaria quien desde el comienzo ha establecido las pautas a seguir de acuerdo a las directrices comunitarias europeas.

La legislación actual que regula la facturación electrónica está basada en varios documentos legales como Directivas Europeas, Ordenes Ministeriales, Reales Decretos y resoluciones de la Agencia Tributaria (AEAT).

El valor tributario que posee la factura implica de lleno a la AEAT en su labor regulatorio.

Por otro lado, se ha establecido que para que una factura electrónica tenga validez legal y fiscal debe ir firmada con un certificado homologado por la AEAT. Estos certificados son emitidos por Autoridades de Certificación.

Otro actor necesario, además de poseer un certificado electrónico, es tener un mecanismo o sistema de desmaterialización de facturas que permita a raíz de ese certificado realizar el proceso de firma electrónica avanzada sobre el documento que representa la factura.

Y finalmente están los dos actores más importantes para que una factura tenga lógica empresarial. Un emisor que genere la factura a raíz de la venta o alquiler de un producto o servicio y un receptor que reciba dicha factura y que se prepare para el pago por el producto o servicio prestado.

La e-factura de la Agencia Tributaria

Agencia Tributaria.

Los enlaces que figuran a continuación contienen las especificaciones de la e-factura que será aceptada por la Agencia Tributaria en las relaciones con sus proveedores derivadas de la contratación de obras, suministros, asistencias técnicas y servicios. Estas especificaciones constituirán, por tanto, el contenido de los ficheros de facturas de generación electrónica y transmisión telemática que los proveedores de la Agencia deberán utilizar cuando opten por esta modalidad de facturación.

Las e-facturas deberán incorporar medios que garanticen la autenticidad e integridad de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica. Para ello, pueden utilizar firma electrónica empleando cualquiera de los certificados acreditados por la Agencia, a efectos del cumplimiento de obligaciones tributarias formales por medios telemáticos.

El borrador de especificaciones de la e-factura recibió comentarios y sugerencias en información pública desde el 10 de mayo hasta el 30 de junio de 2005.

Las especificaciones han sido elaboradas en colaboración con el conjunto de entidades financieras de depósito, entidades colaboradoras de la Agencia en la recaudación de los tributos e ingresos de derecho público, teniendo en cuenta las recomendaciones en la materia, a la luz de la experiencia en las relaciones comerciales, tanto privadas como públicas, en los ámbitos de la UE y de la OCDE.

Pasos para implantar la e-factura en tu empresa.

1. Analizar el tráfico de facturas de la empresa para! averiguar qué sis­tema interesa más.

2. Adquirir el hardware y el softwa­re que permitan adaptar la infor­mación para su tratamiento informático, de forma que sea posible la automatización de la gestión de la factura.

3. Solicitar la certificación digital. Este documento electrónico avala la identidad del autor en las ope­raciones electrónicas. Una de sus aplicaciones es la firma electróni­ca o digital, que no sólo sirve para firmar facturas (e-facturas), sino otro tipo de documentos mercan­tiles: pedidos, albaranes, reci­bos... La solicitud del certificado digital se puede hacer a una auto­ridad de certificación, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en su web (www.fnmt.es) o en la web de las Cámaras de Industria y Comercio (www.camer-firma.com/cert/ficac/os). En el caso de la Cámara de Madrid, tras soli­citar el certificado digital por Internet, es preciso pedir una cita para verificar la identidad y entregar la documentación requerida, que en el caso de una SL es ésta:

a/ DNI, pasaporte o tarjeta de resi­dencia (original y copia).
b/ Autorización de una persona con poder de representación de la empresa y que a su vez esté facul­tada para autorizar el uso del nombre de la sociedad.
c/ Copia del DNI del autorizante y una de las siguientes opciones:

- Escrituras de constitución de la sociedad y documento público donde conste el poder del autori­zante (original y copia).

- Certificado del Registro Mercan­til relativo a la constitución de la sociedad y al nombramiento y vigencia del cargo del autorizante expedido los diez días anteriores a la fecha de presentación en la Cámara (original y copia).

- Nota simple informativa del Registro Mercantil expedida durante los tres días anteriores a la fecha de presentación en la Cámara (en ella constarán los datos relativos a la constitución, personalidad jurídica de la enti­dad y al nombramiento y vigencia del cargo del autorizante) acom­pañada de una manifestación res­ponsable del solicitante y del autorizante confirmando la vigen­cia del cargo/poder del autorizan­te (modelo).

¿Qué 'software' comprar?

Existen soluciones que permiten incorporar la firma de la empresa a las facturas en formato digital (pdf, mxl, etc). De esta forma, se crean facturas digitales que se pueden enviar automáticamente a través de una cuenta de correo electrónico. Otra opción es publi­car las facturas en la web de la autoridad certificadora, como en
www.camerf/rma.com Es esencial que cuando inicies la e-facturación envíes a tu interlo­cutor sólo la clave pública, la privada no debe exportarse nunca.
Comprueba que la factura se ha firmado estando vigente el certifi­cado habilitado para hacerlo. Cada autoridad de certificación dispone de las listas de revoca­ción para saber en qué estado está el certificado: suspendido, cancelado, revocado...
Todas las e-facturas llevan un sellado de tiempo que puede ser visualizado de forma automática para dejar constancia de la fecha y hora de su emisión.